La matriz de problemas y oportunidades es una metodología de diagnóstico que puede ayudarnos a tener una perspectiva más clara de la situación y a establecer adecuadamente nuestras prioridades.

En esta ocasión, hablaremos de los siguientes temas:

El diagnóstico de una situación no debería darse con el fin de coleccionar anécdotas sino el de ganar un mejor entendimiento que nos ayude a determinar rutas viables de acción que respondan a las necesidades y oportunidades de crecimiento del negocio.

Un punto de partida que he encontrado útil en este proceso es mirar el grado de conocimiento y entendimiento que podamos tener en relación a las causas, efectos y urgencia de cada situación a la que nos enfrentamos.

La idea es poder llegar a tener ciertas coordenadas que nos ayuden a trazar una ruta más clara de acción.

¿En qué consiste la matriz de problemas y oportunidades?

Para aplicar este diagnóstico inicial, hay que considerar los siguientes factores:

Conciencia de la situación

La distinción principal aquí es la de la evidencia.

Buscamos diferenciar si el problema o la oportunidad que hemos encontrado es evidente o explícito o si no lo es aún.

En algunos casos, la amenaza puede ser muy clara, como cuando un nuevo competidor entra en el mercado agresivamente.

Por otro lado, en el caso del desarrollo de una nueva tecnología cuyas posibles aplicaciones aún no son conocidas, no resulta necesariamente obvia la naturaleza de las amenazas o las oportunidades que trae y por lo tanto es más difícil definir la situación.

Tiempo

El tiempo debe ser analizado en dos niveles: el plazo y la urgencia.

El plazo se refiere al momento en el que el efecto de la situación se concreta o manifiesta mientras que el grado de urgencia se determina en función del punto en el que las condiciones de una situación se vuelven irreversibles.

Por ejemplo: podemos ver que en estos momentos estamos viendo una caída en ventas y que esto responde a una tendencia que se viene manifestando desde el inicio del trimestre.

Se trata de una situación presente y el plazo es inmediato; sin embargo, si las ventas continúan así, el resultado futuro será inferior a las proyecciones y resulta urgente aprovechar el tiempo restante para revertir esta caída.

Relevancia

Esta es una distinción que debería realizarse antes del análisis propiamente dicho, pero puede suceder que no sea tan fácil determinar la importancia de una situación hasta no haber indagado un poco más en ella.

Para efectos del uso de esta herramienta, la recomendación es que vayamos eliminando todas aquellas situaciones que determinemos irrelevantes, de tal forma que el análisis final sólo se enfoque en aquellas que resulten realmente importantes.

La suposición de la relevancia puede establecerse de acuerdo a la escala de las causas y efectos de cada situación.

Aplicación de la matriz

La matriz se compone por las diferentes combinaciones de los factores que hemos descrito y básicamente responde a las siguientes preguntas:

¿El problema/oportunidad es explícito o no explícito?

¿Las causas o patrones subyacentes son evidentes o no evidentes?

¿Las consecuencias son conocidas o desconocidas?

¿El problema/oportunidad se está dando en el presente o se dará en el futuro?

¿La situación es urgente o no urgente?

Gráficamente podríamos construir una tabla como esta:

Matriz de problemas y oportunidades (Javier Kudo, Technologist.Media)

En donde:

A.

«A» representa un problema presente explícito con causas evidentes y consecuencias conocidas que debemos atender de forma urgente.

Por ejemplo: la persona a cargo de una cuenta importante ha dejado la empresa de forma repentina y necesitamos encontrar su reemplazo y mantener la estabilidad de la operación.

B.

«B» constituye una situación de causas son evidentes pero cuyas consecuencias aún no podemos determinar con claridad, sin embargo, sabemos que se manifestarán en algún momento en el futuro y es urgente tener un plan de prevención.

Por ejemplo: la entrada al mercado de un nuevo participante que, aunque no compite directamente con nosotros, tiene el potencial de generar disrupción y cambiar radicalmente las reglas de juego del sector.

C

«C» se refiere a una situación actual cuyas causas no son del todo claras, pero con consecuencias conocidas. Dada las características particulares de la situación, se ha determinado que el grado de urgencia del problema es relativamente bajo.

Por ejemplo: algunos usuarios del sitio web no reciben los códigos de confirmación vía SMS de forma inmediata sino al segundo intento.

D.

«D» describe una situación en la que básicamente intuimos que algo no anda bien o en donde podía haber una oportunidad, pero desconocemos sus causas, las consecuencias futuras no resultan evidentes y no son una prioridad para la empresa en estos momentos.

Por ejemplo: una nueva idea de negocio que podría servir para llegar a un sector del mercado desatendido, pero que aún no hemos podido desarrollar por falta de tiempo.

De acuerdo a cuál de los siguientes cuadrantes de la matriz sea que nos ubiquemos, nuestras prioridades pueden ser muy distintas:

Cuadrantes de la matriz de problemas y oportunidades (Javier Kudo, Technologist.Media)

Respuesta inmediata

Las situaciones en las que tenemos más claridad respecto a las causas y efectos son aquellas en las que solemos identificar más rápidamente la respuesta inmediata que deberíamos tomar.

Crisis u oportunidad perdida

El ámbito de crisis u oportunidad perdida nos muestra las consecuencias en el presente, pero no necesariamente las causas o la dimensión real del problema.

Anticipación

La anticipación nos permite atender posibles escenarios futuros.

Se basa en la identificación oportuna de acciones y decisiones que pueden tener un efecto previsible en nuestras circunstancias.

Investigación

La investigación conocer más a profundidad el problema y utilizar nuestros descubrimientos reubicarlo en el sector más adecuado de la matriz.

De esta forma, en los ejemplos que vimos líneas arriba:

Para A, hace falta encontrar el reemplazo de la persona que se fue y asegurar la calidad de servicio antes, durante y después de su incorporación al equipo.

En el caso de B, podemos desarrollar un plan para proteger nuestra participación en el mercado cuando las condiciones del mercado hayan cambiado.

Para eso podemos observar lo que ocurre en otras partes del mundo en las que esta disrupción ya haya ocurrido, desarrollar un producto o servicio alternativo que responda a las nuevas necesidades del sector o evaluar la posible adquisición del nuevo competidor, entre otras iniciativas.

La prioridad en una circunstancia como la de C debe ser la de minimizar el impacto de corto plazo mientras se estudia más el problema para encontrar una solución definitiva.

En este caso, hay que informar al usuario que intente obtener su código de validación nuevamente si al primer intento no lo logró y al mismo tiempo realizar más pruebas para encontrar las causas del problema.

Y en el caso de D, lo importante es encontrar la forma de sustentar el proyecto o idea que tenemos.

Por un lado, es necesario recoger información que nos ayude a completar, validar o reformular nuestras hipótesis y, por otro, tenemos que organizar la información de tal forma que podamos presentar un caso convincente a las personas o instancias cuyo apoyo necesitamos para que el proyecto salga adelante.

Reacción o anticipación

Si bien ubicarnos en el extremo superior izquierdo de la matriz, correspondiente a la respuesta inmediata nos puede dar una idea más clara acerca de lo que tenemos que hacer, no necesariamente es la posición más deseable puesto que nos coloca en una situación en la que sólo podemos reaccionar.

En esas circunstancias, tenemos menos control y estamos más expuestos a cometer errores.

También puede pasar que aquello que sabemos que necesitamos hacer nos resulte imposible en las actuales condiciones que enfrentamos.

Para que nuestra posición en este cuadrante sea más provechosa, lo ideal es poder llegar a ella con un plan.

Para que eso sea posible, debemos tratar de ubicarnos en la posición de anticipación (extremo inferior izquierdo de la matriz).

En otras palabras debemos buscar tener suficiente información acerca de la situación para planificar nuestras acciones futuras.

Esto es más fácil si hemos pasado antes por la etapa de investigación, aunque esta posición es más frecuente en el caso de un emprendimiento nuevo o para una situación que nos resulta muy ajena a lo cotidiano.

Por su parte, la posición de crisis u oportunidad perdida no siempre es mala.

Y es que es inevitable encontrarnos ahí en algún momento.

Tarde o temprano tendremos que lidiar con algún imprevisto, error o problema para el que estamos inadecuadamente preparados.

Sin embargo, esta posición puede brindarnos aprendizajes muy valiosos que pueden ayudarnos a reposicionarnos en la matriz y a desarrollar nuevas competencias y conocimientos.

¿Para qué NO sirve la matriz?

La matriz de problemas y oportunidades nos ayuda a hacer un inventario de lo que conocemos.

En función de dicho inventario, podemos reconocer cuáles deberían ser nuestras prioridades estratégicas y en qué debemos enfocar nuestros recursos.

En ese sentido, la matriz es un punto de partida dentro de un proceso de diagnóstico mayor y no una herramienta de búsqueda ideas o de iteración de soluciones.

El diagnóstico completo de la situación y la concepción de estrategias dependerá de la calidad de la información que tengamos y de nuestra capacidad para analizarla correctamente.

Utilizar la matriz nos ayuda a evitar que trabajemos en soluciones para problemas que no existen, poniéndonos en una situación vulnerable ante crisis inmediatas o amenazas futuras.

La matriz también nos puede ayudar a identificar oportunidades que han estado pasando desapercibidas.

Solo al mirar en detalle la situación es que podemos encontrarlas.

Sin embargo, si deseamos encontrar las ideas y estrategias para aprovechar esas oportunidades, será necesario que vayamos más allá de la matriz.

Listo… ¿Y ahora?

Como lo dijimos al inicio, el objetivo de la matriz es el de tener un punto de partida para la elaboración de un diagnóstico pero no siempre nos permitirá ver con claridad la estrategia completa que debemos adoptar.

En ese sentido, el resultado más importante que debemos buscar es el de establecer nuestra prioridad estratégica: tener una idea clara acerca de cuál debería ser nuestro objetivo inmediato y hacia dónde deben orientarse nuestros esfuerzos.

Dependiendo de nuestra ubicación en la matriz, sabremos si debemos enfocarnos en reaccionar ante la situación o si podemos anticiparnos a los cambios que aún están por darse.

Por otro lado, si utilizamos la matriz de forma recurrente o para analizar varios problemas u oportunidades es posible que encontremos ciertos patrones que revelen aspectos importantes de nuestra operación.

No necesariamente será así, pero si muchos de nuestros proyectos se encuentran en ciertas áreas de la matriz puede ser síntoma de problemas o fortalezas en nuestra capacidad de planificación, liderazgo o ejecución.

El análisis de estos patrones nos puede ayudar a conocer y mejorar nuestros procesos de decisión y encontrar puntos de fricción en la operación.

Sea cual sea el resultado de la matriz, recuerda que es sólo uno de varios puntos de partida y como con cualquier herramienta, la práctica ayuda a afinar los resultados.

Muy bien, ahora es tu turno de usar la matriz.

¿Para qué problema u oportunidad podrías aplicarla?

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